Q.新年度、第1回目の理事会はどんなことをするもの？

　スタートは大事ですね。以下の３つを決めるといいのではないでしょうか。

① 役割の分担
　理事長、副理事長、会計など役割を決めます。
　例年の役割分担も参考に、場合によっては新しい係を作ってもいいかもしれません。書記（議事録作成）や渉外（町会、他の管理組合との窓口）企画（イベント担当）など、役割を決めてできるだけ分担しましょう。

② 定例化
　「毎月第○日曜日の午前10時～」のように定例化しておくとメンバーも予定がたてやすくなります。通常管理規約では、理事会は理事の半数以上が出席しないと開くことができないとされています。メンバーの参加率は非常に重要なのです。

③ 引き継ぎを受け年間計画をつくる
　前年の理事さんから、仕事の内容と、引き続き検討を要する事柄について引き継ぎを受けましょう。
　そして、おおまかに年間計画をたててみてください。

Q.理事として、準備しておくべきことは？

①管理規約・管理委託契約書を読む
　管理規約と細則、そして管理委託契約書に目を通して、なにが書いてあるかざっとつかんでおきましょう。
　そして、理事会には毎回持参すれば、困った時に判断のもとになります。

②マンションをひと回り
　共用部分はどこで、どんな設備があるのかを見ておきましょう。
　屋上、外階段、変電室、エレベーター機械室、警報装置など。先輩の理事さん、管理員さん、あるいは管理会社の設備担当者などと一緒に回って、説明を聞く機会をぜひ持ってみてください。

 

マンション通信ちよだ第15号（2009.07.25）掲載