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＜開催報告＞第62回千代田区マンション連絡会
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区内の分譲マンション管理組合理事⾧等（会員）を対象に「第62回千代田区マンション連絡会」を開催しました。まちみらい千代田からは、3月に閣議決定された「マンションの管理・再生の円滑化法等のための改正法案」について、顧問の飯田太郎氏が情報提供を行いました。区内には高経年マンションが多く存することから、この情報提供には会員から多くの質問が寄せられました。 |
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【日 時】令和7年4月19日（土）14:00～16:00
【会 場】ちよだプラットフォームスクウェア5階会議室
【参加者】20名
【内 容】
| １ | まちみらい千代田 | マンションの管理・再生の円滑化法等のための改正法案の説明等 |
| ２ | 千代田区社会福祉協議会 | 介護者のためのセルフケア講座の紹介 |
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かがやきプラザ相談センター |
高齢者相談窓口、後期高齢者入院時負担軽減、特殊詐欺携帯電話対策の紹介 |
| ４ | 会員間の意見・情報交換 |
＜主な内容＞ |
| 理事会議事録等の電子化と共有方法 | ||
| 質問（Ｑ） | 回答（Ａ） | |
| 予算軽減のため、これまで郵送していた理事会の議事録を管理会社のアプリを活用し、電子化することを検討している。電子化した議事録はメール等で共有しようと考えている。本日出席されている会員のマンションでの文書（議事録、規約等）電子化の状況や紙媒体の取り扱いを教えてほしい。 |
私のマンションでは、マンションみらいネット（※）を活用し、情報共有を図っている |
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私のマンションでは、紙媒体だが、毎月は送付していない。上半期・下半期に分けて、年に２回送付している。経費削減につながる。 |
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今は紙媒体だが電子化を予定している。外部（非居住）の人にしてみれば、電子化がいいと思われる。 |
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| 理事会議事録を毎月配付しているマンションを教えてほしい。 |
（３人の会員が挙手） |
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| いくつかパターンを検討して、経費削減を図ったらどうか。①電子のみ②紙媒体のみ➂紙媒体のみ（送付は年に数回） |
管理会社のアプリは、電子・紙媒体のいずれか１つしか選択できない。 |
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区分所有法では配付に関する制限等はないと思う。 |
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（まちみらい千代田）区分所有法で理事会は「毎月開催」という規定にはなっていない。すべての区分所有者に配付する議事録は、総会議事録だけというマンションが多い。 |
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理事会の開催頻度 |
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| 質問（Ｑ） |
回答（Ａ） |
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| 理事会の開催頻度を教えてほしい。 |
私のマンションでは、２か月に１回開催している。緊急を要する場合は、メールで情報共有を図っている。 |
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理事会の開催方法 |
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| 質問（Ｑ） |
回答（Ａ） |
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| 書面での理事会開催は、全員の同意が必要だと思うが、ウェブ会議の場合も同様なのか。また、理事会のメール開催は有効なのか。 |
（まちみらい千代田）マンション関連の法令で書面での理事会開催する場合に「全員の合意が必要」という規定はないと思われる。まちみらい千代田の理事会の例だと、書面での決議は理事全員の同意が必要となる。ウェブ会議については、対面と同じ扱いになっている。 |
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私のマンションでは、理事会をウェブ（Zoom）で開催している。管理規約の理事会成立要件を満たしていれば問題ない。過去に緊急で理事会を開催したことがある。そのときは、理事の弁護士が書面開催は有効だということ知っていた。私自身は書面開催できる根拠法令は把握していない。メールは次回の理事会開催内容の議論等に活用している。議事録は作成していない。 |
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メール開催は管理規約で定めてあれば問題ないと思う。 |
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メール＝電子という解釈もある。それぞれのマンションの考え方次第ではないか。 |
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緊急の事案がある場合、理事長だけで判断できない場合はメール（電子）でやりとりを行う。理事長だけで判断できる場合は、理事長と管理会社がやりとりして対処する。 |
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| 理事のなり手 | ||
| 質問（Ｑ） |
回答（Ａ） |
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| 理事のなり手がいない。管理規約を区分所有者以外も理事になれるように変更しようと検討している。 |
賃借人は区分所有者ではないので、そこは区別した方がよいのではないか。 |
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| 管理規約を変更し、理事のなり手不足を解消しようと考えている（〇親等まで可、くじ引き等）。理事を辞退する場合は、協力金（年数万円）の支払いを求める。 |
私のマンションでは、理事を辞退する場合に月５千円の協力金を求めている。 |
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私のマンションでは、掲示板で役員を募集しても反応がない。直接声掛けをすると承諾してくれるケースが多い。 |
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| 区分所有者名簿の保管 | ||
| 質問（Ｑ） |
回答（Ａ） |
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| 管理規約では、理事長が区分所有者名簿を保管していることになっている。そのため、理事長に名簿の閲覧を求めたところ、保管していないとの回答だった。名簿を閲覧する必要があったため、管理員を介して管理会社から名簿をもらったが、氏名以外はマスキングされていた。弁護士に確認したところ、今回の閲覧では、区分所有者との利害関係から個人情報にはあたらないという考え方もできると言われた。もちろん、目的外利用はできないことも認識している。これまでの意見交換でメールでのやりとりなどについて話があったが、その個人情報取り扱いの線引きがわからない。今後、管理会社を変更しようと考えている。 |
管理会社が把握していればいい情報だと思う。管理会社が「管理組合運営上必要な場合は名簿を使用できる」と個人情報提供者から同意を得れば、その取り扱いはない。 |
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（まちみらい千代田）区分所有法、標準管理規約では、組合員からの届出は理事長宛てに提出することになっている。これをマンションを管理する管理会社が便宜的行っているだけで、本来は理事長が保管するべきものである。管理会社の団体である「マンション管理業協会」に状況を説明してみるもの一つの方法である。 |
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| 千代田区マンション管理計画認定制度 | ||
| 質問（Ｑ） |
回答（Ａ） |
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| 千代田区の認定件数はどのくらいか。なぜ申請しないのかと、マンションの区分所有者に言われている。 |
（まちみらい千代田）現在は20件程度となっている。標準管理規約に合わせた管理規約の改正と長期修繕計画の定期的な見直しができていればよい。このようなことを管理会社がしっかり対応できていることが重要である。 |
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